Politique de Confidentialité

Actualisé le 3 Mars 2025

Qui sommes-nous ?

SAS Seekoya
12 Rue de la Part-Dieu 69003 Lyon
Représentée par Matthieu THOMAS, en sa qualité de Président, et Nicolas LEGENDRE, en sa qualité de Directeur Général.

Information légale : SIRET : 83460654300025
RCS : LYON – NAF : 6201Z

Qualité, Objet et finalité du traitement des données

‍Les données dites à caractère personnel sont traitées par Seekoya en tant que responsable de traitement lorsque vous êtes client, contact administratif ou prospect lié à notre relation commerciale.

Nous sommes parfois amenés à travailler avec nos partenaires pour mener à bien la gestion et la relation commerciale avec nos clients et prospects. Nos partenaires, en tant que tiers de confiance agissent dès lors tant que sous-traitants pour Seekoya (cela se matérialise par nos outils type CRM, réseaux sociaux, paiement, newsletters, satisfaction client, suivi statistiques de nos Cards …)

Le traitement réalisé par Seekoya :

Dans le cadre de notre relation commerciale,
à savoir : prospection, relation client, échange sur les réseaux sociaux, candidatures, rencontres et échanges lors d'événements en ligne ou en présentiel) est le suivant :
• Par nos formulaires de contact en ligne (y compris le téléchargement de ressources) -> Pour traiter la demande formulée, vous renseigner et livrer les ressources et services demandés.
• Prospection -> Pour prendre contact avec nos prospects et identifier l'intérêt pour notre solution et nos services éventuels associés.
• Exercice de vos droits -> Pour vous assister dans cette démarche et pour y répondre tout en informant nos équipes équipes internes du traitement demandé.

La durée de traitement dans ce cadre de relation commerciale telle qu'indiquée ci-dessus, nous amène à conserver les données jusqu'à 13 mois.
Les catégories de données concernées sont: données liées à la navigation sur notre site web, données d'identité de contact, données liées à la vie professionnelle ainsi que toute donnée transmise expressément par vos propres soins au sein du / des formulaires concernés.

Bases Légales des traitements et données : dans l'intérêt légitime de notre société et nos démarche, dans le cadre d'obligations légales (RGPD), dans le cadre du consentement pour les cookies.
‍
Traitement réalisé en tant qu’utilisateur,
pour accéder aux micro-learning et supports partagés par l’un de nos clients ou partenaires, Seekoya peut être amené à traiter les données à caractère personnel en tant que de sous-traitant.

Dans ce cas, le traitement qui sera réalisé par Seekoya est le suivant :
- Configuration du compte Client
- Gestion du compte Client (enregistrement, conservation, consultation et suppression des Données personnelles et Mise à disposition de l’Outil)
- Support / Maintenance technique

Les Données Personnelles du Client font l’objet d’un Traitement pour les finalités suivantes :
- Finalité principale : Créer des micro-formations avec Cards
- Sous-Finalité 1 : Apporter un support et des conseils à l’utilisation de l’Outil
- Sous-Finalité 2 : Accéder aux micro-formations partagées
- Sous-Finalité 3 : Permettre un suivi statistique

Catégories de données traitées sur Cards

Nous distinguons 2 types de profils sur Cards :
- propriétaires : les personnes qui créés leur espace sur la plateforme, et qui gère l’abonnement
- apprenants & éditeurs : les utilisateurs, ajoutés par le propriétaire. Les apprenants accédent aux micro-formations qui leur sont partagées. Les éditeurs créent des micro-formations et les partagent aux apprenants.

Données d’identification :
- prénom
- nom
- photographie (optionnelle)

Données professionnelles :
- adresse email professionnelle
- département/service (optionnel)
- téléphone (optionnel sauf pour le propriétaire à l’inscription)

Données d'usage :
- Statistiques d'usage, types de contenus créés, type d'offre / abonnement souscrit

Durée du traitement sur Cards

Catégorie de données -> Durée du Traitement
- Données contractuelles -> Durée de l’accord de mise à disposition +10 ans selon prescription légale
- Données d'identification -> 13 à compte du recueil de la dernière demande
- Données professionnelles -> 13 mois à compter du recueil de la dernière demande
- Données d'usage -> 6 mois après la fin du contrat

Propriété des données

Les Données exploitées, traitées, hébergées, sauvegardées ou encore stockées par Seekoya pour le compte du Client ou à l’initiative du Client sont et demeurent la propriété du Client.

Comment nous utilisons vos données personnelles ?
Seekoya agit en tant que contrôleur de données dans la relation entre Seekoya et nos clients (créateurs de micro-learning avec Cards), pour les informations personnelles que vous nous fournissez afin d'utiliser notre service. Seekoya ne vend pas de données personnelles à des tiers et ne les utilise pas à des fins de marketing ou pour diffuser des publicités.Nous ne partageons vos informations qu'avec nos fournisseurs de services qui nous aident à gérer notre entreprise, auquel cas ces tiers sont tenus de se conformer au cadre du RGPD.

Confidentialité et intégrité
‍
Seekoya s’engage à :
- Faire signer un accord de confidentialité à son personnel pour l’exécution des Prestations, conformément à l’art. 5, paragraphe 1 f) du RGPD ;
- Former et informer son personnel aux réglementations relatives à la Protection des données, et aux directives du Client ;
- Ne pas divulguer les informations confidentielles du Client sans l’autorisation préalable et écrite du Client ;
- Ne pas utiliser les informations confidentielles du Client, pour quelque cause que ce soit, sauf en exécution des droits et obligations découlant du présent Contrat;
- Ne divulguer les informations confidentielles du Client à quiconque, par quelque moyen que ce soit, sauf à leur personnel, mandataires éventuels ou sous-traitants auxquels ces informations sont nécessaires pour l'exécution des Prestations et sous réserve qu’ils soient soumis à des obligations de confidentialité au moins aussi contraignantes que celles des présentes, ou en cas de demande d’une autorité policière, judiciaire ou administrative ;
- Avertir son personnel, ses mandataires éventuels, ses sous-traitants et leurs personnels et mandataires éventuels, ainsi que les entités ou personnes morales tiers, du caractère confidentiel des informations communiquées par le Client et à assumer la responsabilité d'une éventuelle divulgation survenant de leur fait ;
- Prendre les mesures de protection nécessaires qu’elle prendrait pour protéger ses propres informations confidentielles notamment dans le cadre du télétravail.


Accès aux Données personnelles

- Seekoya et son personnel
Certaines équipes chez Cards peuvent voir vos données, mais seulement celles dont elles ont besoin pour faire leur travail. Elles ne peuvent pas utiliser ces informations pour autre chose et doivent garder ces données secrètes.

- Votre société et votre personnel
Selon que vous soyez un Apprenant ou un Utilisateur sur la plateforme, votre employeur et ceux qui ont le droit de gérer la plateforme (comme les Propriétaires et les Éditeurs) peuvent accéder à vos données.
‍
- Les autorités compétentes‍
Nous pourrions être amenés à partager vos données personnelles avec les autorités si une loi, un règlement, ou une décision d'une autorité compétente, que ce soit réglementaire ou judiciaire, nous y oblige. Nous nous engageons à respecter scrupuleusement les lois et règlements en vigueur, notamment ceux concernant la protection de vos données, pour limiter, réguler ou empêcher la divulgation de vos informations sans compromettre votre vie privée.
‍
- Les Réseaux Sociaux
Si vous intéragissez sur les réseaux et médias sociaux via nos pages et notre site, ces informations seront envoyées au réseau social et montrées sur votre profil. Pour éviter que le réseau social connecte ces infos à votre compte, déconnectez-vous de celui-ci avant. Regardez aussi leurs règles de confidentialité pour plus d'informations.
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- Nos partenaires et prestataires
Certaines données peuvent être transmises à nos partenaires, ci-après énumérés dans la section “Hébergement des données” suivante.

Hébergement des données

Les données sont stockées sur des serveurs en France uniquement.
Le site [app.cards-microlearning.com] ainsi que l’application MS Teams sont hébergés par :
Clever CloudClever Cloud SAS, au capital de 22 952 €
Enregistré sous le RCS Nantes :  B 524 172 699.
Siège social : 3 rue de l’Allier, 44000 Nantes, France.
N° de TVA intracommunautaire : FR 87 524 172 699

Les fichiers sont hébergés par :
SCALEWAY Société par Actions Simplifiée au capital de 214 410,50 Euros
SIREN : 433 115 904 RCS Paris - Siège social : 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Paris
N° de TVA intracommunautaire : FR 35 433115904
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Sous-traitants de données
-> Nous nous assurons qu’aucune donnée personnelle de vos utilisateurs (apprenants sur Cards). ne soit transmise en dehors de l’Union Européenne. Les sous-processeurs listés ci-dessous nous permettent d’accéder ou d’utiliser des services particuliers. Nous vous invitons à consulter notre contrat d’Accord de Protection des Données, entre Cards (société Seekoya) et l’entreprise dite Client de Cards qui contracte un abonnement ou une offre Cards.

Liste des sous-traitants de données :

- PipeDrive : pour l’enregistrement dans le CRM, seules les informations du propriétaire de l’abonnement sont enregistrées. Aucune donnée concernant les comptes utilisateurs (dits “apprenants” et “éditeurs”) ne sont transmis au CRM.
   - Localisation : Europe (Pipedrive Ireland Ltd = Irelande)
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- Mailjet : les adresses email sont envoyées à Mailjet pour que la plateforme puisse envoyer les emails de notifications.
   - Localisation : Europe (France)

- Firebase : les notifications push (pour les apps mobiles) sont envoyées via Firebase.
   - Localisation : Europe

- Stripe : adresse email, prénom et nom du propriétaire de l’abonnement. Les données des apprenants ne sont pas envoyées. Si un compte n’utilise pas Stripe pour le paiement, aucune données n’est envoyée à Stripe.
   - Localisation : USA

- PostHog : seules des données d’utilisation de la plateforme sont envoyées, et anonymisées (pas d’adresse email, seul un id user sera envoyé).
   - Localisation : Europe

- OpenAI : Aucune donnée personnelle n’est transmise. Utilisable seulement si l’option IA est activée, et que l’éditeur utilise une fonctionnalité IA. Les données transmises (requêtes ou prompts) sont ensuite supprimés dans un délai de 1 à 30 jours suivants.
   - Localisation : Europe

- Sentry : Monitoring des applications
   - Localisation : USA